Clinique Virtuelle accorde une grande importance à la protection de vos renseignements personnels et à votre vie privée.

La présente politique explique quels renseignements personnels nous pouvons recueillir lorsque vous utilisez notre site Web, effectuez un achat, remplissez une demande de rendez-vous ou utilisez nos services de téléthérapie, ainsi que la façon dont nous les utilisons, les communiquons, les conservons et les protégeons.

1. Renseignements personnels que nous recueillons

Les renseignements recueillis varient selon votre utilisation de nos services.

Lorsque vous utilisez notre site Web :

Nous pouvons recueillir automatiquement certains renseignements techniques, notamment :

• votre adresse IP;
• le type de navigateur et d’appareil utilisé;
• certaines informations relatives à votre navigation;
• les pages consultées et vos interactions avec le site;
• le site ou la source qui vous a dirigé vers notre site;
• certaines informations recueillies au moyen de témoins (« cookies »), pixels et technologies similaires.

Lorsque vous effectuez un achat :

Nous pouvons notamment recueillir :

• vos nom et prénom;
• votre adresse courriel et votre numéro de téléphone;
• vos adresses de facturation et de livraison;
• les produits ou services achetés;
• les renseignements nécessaires au traitement et au suivi de votre commande;
• certains renseignements relatifs au paiement et à la transaction.

Les paiements par carte sont traités de façon sécurisée par Stripe. Les numéros de carte sont notamment chiffrés au repos à l’aide du chiffrement AES-256 et tokenisés afin d’en assurer la protection.

Clinique Virtuelle ne conserve pas les numéros complets de cartes de crédit lorsque ceux-ci sont traités directement par Stripe.

Lorsque vous faites une demande de téléthérapie :

Lorsque vous remplissez une demande de rendez-vous ou communiquez avec nous concernant nos services de téléthérapie, nous pouvons notamment recueillir :

* vos nom et prénom;
* votre date de naissance ou votre âge, lorsque nécessaire;
* vos coordonnées;
* vos disponibilités;
* le type de service recherché;
* votre motif de consultation;
* vos préférences pertinentes à votre demande;
* tout autre renseignement que vous choisissez de nous transmettre afin que nous puissions traiter votre demande et vous orienter vers un service approprié.

Certains de ces renseignements sont de nature sensible. Nous limitons leur collecte aux renseignements nécessaires pour traiter votre demande et vous offrir les services appropriés.

Dans le cadre d’un suivi en téléthérapie :

Lorsque vous débutez un suivi auprès d’une intervenante, des renseignements supplémentaires peuvent être recueillis afin d’assurer la prestation des services et la tenue de votre dossier clinique.

Ces renseignements peuvent notamment concerner votre situation personnelle, psychosociale ou de santé ainsi que les informations nécessaires au suivi professionnel.

Pour la gestion de nos services de téléthérapie et des dossiers cliniques, nous utilisons Colib, une plateforme sécurisée de gestion de dossiers de santé électroniques et de rendez-vous.

Les renseignements personnels et de santé gérés par Colib sont hébergés au repos au Canada. Colib utilise notamment le chiffrement HTTPS/TLS pour les données en transit, le chiffrement des données au repos ainsi qu’un chiffrement AES-256 supplémentaire pour les renseignements sensibles. La plateforme offre également l’authentification à deux facteurs, des contrôles d’accès, la journalisation des accès et des actions effectuées dans les dossiers, des sauvegardes quotidiennes au Canada ainsi que des tests d’intrusion indépendants réguliers.

Les renseignements contenus dans un dossier clinique sont également traités conformément aux lois applicables et aux obligations professionnelles de l’intervenante concernée.

2. Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?

Selon la nature de votre interaction avec Clinique Virtuelle, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour :

• traiter vos achats, paiements et commandes;
• préparer et assurer la livraison de vos commandes;
• vous transmettre des confirmations, reçus et communications liées à vos achats;
• créer et administrer votre compte client;
• traiter vos demandes de rendez-vous;
• communiquer avec vous au sujet de votre demande ou de votre suivi;
• vous orienter vers un service ou une intervenante appropriée;
• assurer la prestation et le suivi de nos services de téléthérapie;
• assurer la tenue des dossiers lorsque celle-ci est requise;
• répondre à vos questions et demandes de soutien;
• assurer la sécurité de nos systèmes et prévenir la fraude;
• améliorer notre site Web, nos produits et nos services;
• mesurer l’utilisation et la performance de notre site Web;
• mesurer l’efficacité de nos campagnes publicitaires;
• vous transmettre des communications promotionnelles lorsque vous y avez consenti ou lorsque la loi le permet;
• respecter nos obligations légales, réglementaires et professionnelles.

Nous n’utilisons pas vos renseignements personnels à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec votre consentement ou lorsque la loi le permet.

3. Témoins (« cookies »), statistiques et publicité

Notre site Web utilise des témoins et d’autres technologies similaires.

Certains sont nécessaires au fonctionnement du site, notamment pour permettre la navigation, maintenir votre session ou gérer votre panier d’achat.

D’autres peuvent être utilisés, selon vos choix et les consentements requis, afin de :

• mesurer l’utilisation et la performance du site;
• comprendre comment les visiteurs interagissent avec nos pages;
• améliorer l’expérience utilisateur;
• mesurer l’efficacité de nos campagnes publicitaires;
• personnaliser certaines communications ou publicités.

Lorsque requis, les technologies non essentielles permettant notamment l’identification, le profilage ou la publicité ne sont activées qu’en fonction des choix que vous effectuez au moyen de notre outil de gestion du consentement.

Vous pouvez modifier vos préférences concernant les témoins au moyen des options disponibles sur notre site Web.

4. Communications par courriel et SMS

Nous pouvons utiliser votre adresse courriel ou votre numéro de téléphone pour vous transmettre des communications nécessaires relativement à une commande, une demande de rendez-vous, un rendez-vous ou un service que vous avez demandé.

Lorsque vous y avez consenti ou lorsque la loi le permet, nous pouvons également vous transmettre des communications promotionnelles.

Vous pouvez vous désabonner des communications promotionnelles en tout temps en utilisant le mécanisme prévu dans celles-ci ou en communiquant avec nous.

Le désabonnement aux communications promotionnelles n’empêche pas l’envoi de messages nécessaires à une commande, à un rendez-vous ou à un service que vous avez demandé.

5. Communication de vos renseignements personnels

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

Nous pouvons toutefois communiquer certains renseignements à des fournisseurs de services lorsque cela est nécessaire à nos activités, notamment :

• Colib, pour la gestion des services de téléthérapie, des rendez-vous et des dossiers cliniques;
• Stripe, pour le traitement sécurisé des paiements;
• nos fournisseurs de services de livraison;
• nos fournisseurs d’hébergement, de communications et de services technologiques;
• nos fournisseurs de services d’analyse et de publicité, lorsque cela est permis et selon vos choix en matière de consentement.

Ces fournisseurs n’ont accès qu’aux renseignements nécessaires à la prestation des services qui leur sont confiés et doivent les traiter conformément aux obligations applicables.

Les renseignements de nature clinique sont accessibles uniquement aux personnes autorisées qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions ou dans le cadre de la prestation des services, sous réserve des situations prévues ou permises par la loi.

Nous pouvons également communiquer des renseignements personnels lorsque la loi l’exige ou l’autorise, notamment afin de répondre à une demande légale d’une autorité compétente ou de protéger les droits ou la sécurité d’une personne.

6. Renseignements traités à l’extérieur du Québec

Les renseignements personnels et de santé gérés par la plateforme Colib sont hébergés au repos au Canada.

Certains autres fournisseurs technologiques auxquels nous faisons appel peuvent toutefois traiter ou conserver certains renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada, notamment aux États-Unis.

Le traitement des paiements par Stripe peut notamment impliquer un traitement de renseignements à l’extérieur du Canada. Aucun renseignement contenu dans votre dossier clinique n’est transmis à Stripe dans le cadre de l’utilisation de Colib.

Lorsque la loi l’exige, nous prenons les mesures nécessaires avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec afin d’évaluer les facteurs relatifs à la vie privée et de nous assurer que les renseignements bénéficient d’une protection adéquate.

7. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et conformément aux exigences légales, réglementaires, fiscales, contractuelles ou professionnelles applicables.

Les renseignements contenus dans les dossiers cliniques sont conservés pendant la période requise par les lois et les obligations professionnelles applicables.

Lorsque des renseignements personnels ne sont plus nécessaires et que leur conservation n’est plus requise, ils sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés lorsque la loi le permet et que les conditions applicables sont respectées.

8. Sécurité des renseignements personnels

Nous mettons en place des mesures administratives, techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, l’utilisation, la modification ou la communication non autorisée.

Ces mesures sont adaptées notamment à la sensibilité, à la quantité et à la nature des renseignements concernés.

L’accès aux renseignements personnels est limité aux personnes qui doivent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions.

Nos principaux fournisseurs technologiques appliquent également des mesures de sécurité adaptées à la nature des renseignements qu’ils traitent. Colib utilise notamment le chiffrement, l’authentification à deux facteurs, des contrôles d’accès, des journaux d’audit, des sauvegardes quotidiennes et des tests d’intrusion indépendants. Stripe utilise notamment le chiffrement AES-256 et la tokenisation afin de protéger les renseignements de paiement.

Malgré les mesures mises en place, aucune méthode de transmission ou de conservation électronique ne peut garantir une sécurité absolue.

9. Vos droits

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez notamment :

• demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• demander la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
• retirer votre consentement lorsque l’utilisation ou la communication repose sur celui-ci;
• demander des renseignements concernant l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels;
• formuler une plainte concernant nos pratiques de protection des renseignements personnels;
  exercer tout autre droit prévu par les lois applicables.

Le retrait d’un consentement peut avoir certaines conséquences lorsque les renseignements concernés sont nécessaires à la prestation d’un service demandé. Nous vous informerons des conséquences applicables, le cas échéant.

Pour exercer vos droits, vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

10. Protection des renseignements des personnes mineures

Certains de nos services peuvent être offerts à des personnes mineures lorsque les lois et les règles professionnelles applicables le permettent.

Lorsque le consentement d’un parent, d’un titulaire de l’autorité parentale ou d’une autre personne est requis par la loi, nous prenons les mesures nécessaires afin de l’obtenir avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer les renseignements personnels concernés.

11. Liens vers des sites de tiers

Notre site Web peut contenir des liens vers des sites ou services exploités par des tiers.

Lorsque vous quittez notre site Web pour accéder à un site externe, les pratiques de confidentialité de ce tiers s’appliquent. Nous vous encourageons à consulter sa politique de confidentialité.

12. Responsable de la protection des renseignements personnels

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Clinique Virtuelle veille au respect de nos pratiques et obligations en matière de protection des renseignements personnels.

Pour poser une question, exercer un droit ou formuler une plainte concernant la protection de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Clinique Virtuelle
Courriel : contact@clinique-virtuelle.com
Téléphone : 1-819-975-8281

13. Modifications à la présente politique

Nous pouvons modifier la présente politique afin qu’elle reflète l’évolution de nos pratiques, de nos technologies, de nos services ou de nos obligations légales et réglementaires.

Lorsque requis, les modifications importantes feront l’objet d’un avis approprié.